Порядок оформления командировки

Работа практически каждого предприятия связана с необходимостью командировки сотрудников, что требует денежных выплат и оформления соответствующих документов бухгалтерией и кадровой службой предприятия.

Существует определенный порядок оформления командировки и ее понятие.

Командировка - это выполнение служебного поручения вне места постоянной работы, т.е. если Вы отправляете своего сотрудника на пару дней к своему партнеру, офис которого расположен на соседней улице, то это тоже будет считаться командировкой.

Не надо путать командировку со служебной поездкой сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (курьеры, проводники поездов, стюардессы и т.п.).

Согласно трудовому законодательству в командировку нельзя посылать беременных женщин и работников в возрасте до 18 лет, а также требуется согласие при направлении в командировку женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. Все остальные работники не вправе отказываться от командировки, т.к. это будет рассматриваться как нарушение возложенных на них трудовых обязанностей.

Порядок оформления командировки можно рассмотреть на примере Иванова Алексея Николаевича, ведущего программиста отдела разработки программного обеспечения ЗАО «ЛФК», расположенного в г. Москве, которого необходимо отправить в филиал этой организации в г. Смоленске для налаживания там работы в таком же отделе.

Для направления Иванова А.Н. в данную командировку кадровая служба ЗАО «ЛФК», согласно формы № Т9 и Т10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26, готовит проект приказа на основании служебного задания для направления его в служебную командировку. После издания приказа ему выдается командировочное удостоверение.

Срок командировки

Действующая Инструкция о служебных командировках в пределах страны ограничивает максимальный срок командировки 40 днями, тогда как Трудовой Кодекс РФ сейчас не содержит таких ограничений. В связи с этим существует две точки зрения по этому вопросу.

Первая заключается в том, что ограничение продолжительности командировки применяться не должно, т.к. Инструкция является подзаконным актом.

Сторонники другой точки зрения, в числе которых Минтруд России, МНС России и др., считают, что Трудовой Кодекс устанавливает только понятие служебной командировки, гарантии для работников при направлении в командировку, а также решает вопросы возмещения расходов, связанных с ней. Инструкция же определяет порядок направления в командировку, в т.ч. ее продолжительность. Данная точка зрения имеет немаловажное значение при отнесении расходов к командировочным, т.к. это связано с налогообложением. Если расходы не будут признаны командировочными, оплачивать их организации придется за счет чистой прибыли.

Исходя из этой правовой коллизии ЗАО «ЛФК» должно само определиться, какой из этих точек зрения придерживаться при установлении срока командировки для своего сотрудника и быть готовым в случае возникновения спора с работником доказывать правильность своего решения в суде.

Размеры возмещения расходов

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором либо Правилами внутреннего трудового распорядка, при этом размеры возмещения не могут быть ниже установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Необходимо также учитывать, что суммы, превышающие установленные Правительством РФ размеры, будут отнесены на счет чистой прибыли организации и будут включены в доход сотрудника, облагаемый налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом.

Какие же расходы нужно будет возместить Иванову при поездке в г. Смоленск?

За командировку работнику возмещаются расходы по проезду; по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя. Их полный перечень установлен постановлением Правительства РФ от 02.10.02 № 729.

Перед отправлением в командировку Иванов получит в бухгалтерии денежный аванс в пределах сумм, которые причитаются ему на оплату проезда, найма жилого помещения и суточных. Отчитаться об использовании выданных сумм сотрудник должен будет в течение трех дней после возвращения из командировки, представив в бухгалтерию ЗАО «ЛФК» авансовый отчет по форме № АО1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55, к которому прилагаются все документы, подтверждающие произведенные им расходы (билеты на транспорт, чеки из гостиниц и т. п.).

В командировке

При нахождении работника в командировке могут возникать различные вопросы. Предположим, что Иванов по прибытии в г. Смоленск простудился и три дня проболел, что подтверждается больничным листом.

В этом случае ему ЗАО «ЛФК» за эти три дня болезни должно выплатить суточные и возместить расходы по найму жилого помещения (за исключением времени его пребывания в стационаре, если до этого, конечно, дойдет). Вместо сохранения за работником за это время среднего заработка ему выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.

Режим и условия труда в филиале и в головной организации различны. В ЗАО «ЛФК» пятидневная рабочая неделя, а в ее филиале шестидневная? Надо ли оплачивать Иванову работу в субботу, которая для него является выходным днем? Трудовое законодательство предусматривает, сохранение среднего заработка на время командировки лишь за те дни, которые являются рабочими по графику организации, где он постоянно работает. Значит, оснований для сохранения за ним среднего заработка при его работе в субботу нет.

Однако работать в субботу Иванову все же придется т.к. согласно пункту 8 Инструкции о служебных командировках на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех организаций, в которые они направлены.

В этом случае оплата Иванову за работу в субботу будет производиться по правилам статьи 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере либо предоставлением другого дня отдыха по его желанию.